De datum 1 januari 2008 is belangrijk voor de gemeenten Blaricum, Eemnes en Laren. Op die dag start de formele samenvoeging van de ambtelijke organisaties van de drie gemeenten. Dat betekent dat alle ambtenaren momenteel betrokken zijn in een organisatietraject, waarbij ieder moet solliciteren op een functie in de nieuwe werkorganisatie. In principe houdt geen enkele ambtenaar dezelfde functie. Er is een nieuwe organisatiestructuur, waarbinnen functies zijn omschreven. Er is een totaal onafhankelijk team van externe adviseurs (de inpassingscommissie) die de sollicitatieperiode moet begeleiden en advies uitbrengt aan de stuurgroep over de plaatsing van alle medewerkers in de toekomstige werkorganisatie. Eerst komen hierbij alle vaste medewerkers aan bod. Daarna kunnen tijdelijke of gedetacheerde medewerkers solliciteren op de nog openstaande functies.

De inpassingscommissie is nu bezig de adviezen aan de stuurgroep te formuleren. Na instemming ontvangen de medewerkers via brieven de mededeling van hun voorlopige benoeming voor een passende functie in de BEL-werkorganisatie of in een van de (zeer kleine) organisaties van de drie gemeenten. Dit zal in de loop van oktober plaatsvinden. Medewerkers die niet kunnen instemmen met hun voorlopige benoemingen kunnen binnen twee weken bij de stuurgroep bedenkingen indienen. Als ze dit niet doen, gaat de stuurgroep ervan uit dat ze instemmen met hun voorlopige benoeming.

Tegelijkertijd wordt er nu hard gewerkt aan de inhoudelijke en organisatorische aspecten van de BEL-samenwerking. Er is nog een aantal praktische, maar niet onoverkomelijke, knelpunten . Met het Ministerie van Binnenlandse Zaken wordt overlegd over het feit dat de gemeenten in verschillende veiligheidsregio’s werken (dubbele piketdiensten, twee werkwijzen). Ook de begrotingssystematiek is ingewikkeld. Volgens de Wet Gemeenschappelijke Regelingen (WGR) waarin de BEL-structuur is vormgegeven moet eerst de begroting van de werkorganisatie klaar zijn, en moeten daarna de begrotingen van de diverse gemeenten worden vastgesteld. In de BEL-gedachte is echter de BEL-begroting een optelsom van de begroting van de drie gemeenten. In overleg met het ministerie en Provincie wordt hier naar een oplossing gezocht. Ook fiscaal is er nog een aantal hobbels. Een ander punt is dat iedere gemeente zijn eigen Gemeentelijke Basisadministratie (GBA) van persoonsgegevens moet beheren in de gemeente zelf. In de woorden van projectleider Harry ter Braak: “De projectgroep pakt deze zaken op, zodat ze zijn opgelost voordat ze een probleem kunnen worden.”

Tot slot nog een energievergende operatie. Er is voor gekozen de drie ambtelijke organisaties vanaf 1 januari 2008 te huisvesten op één locatie (het ‘gemeentekantoor’). Aangezien deze nieuwbouw in Eemnes pas over een jaar klaar is, wordt vanaf 1 januari 2008 het huidige gemeentehuis van Blaricum aan de Torenlaan 50 de centrale locatie. Per afdeling wordt men hier gehuisvest. In verband met het ruimtetekort zal een groot aantal containers op het terrein worden geplaatst in de hoek links achter het gebouw. Naast de huidige parkeerplaatsen zal tijdelijk gebruik worden gemaakt van het grasveld. De colleges van B en W van Laren en Blaricum gaan tijdelijk in het gemeentehuis van Laren wonen, en het college van Eemnes huurt een ruimte in de eigen gemeente. De raadsvergaderingen zullen tijdelijk in Laren plaatsvinden.

Het ziet ernaar uit dat de productie van stukken en de dienstverlening in de eerste maanden van het nieuwe jaar hier en daar zeker zal stagneren. De raad zal in principe niet vergaderen in januari. Dat betekent dat de komende maanden zoveel mogelijk zaken ter besluitvorming zullen worden afgerond. Het Blaricumse presidium bewaakt de agendering van de raad en heeft als streven zoveel mogelijk belangrijke zaken af te ronden voordat de formele samenwerking start. Zoals bijvoorbeeld het gebruik van de begraafplaats door derden, de begrotingsbehandeling, de inrichting van het Bernardusgebouw als toekomstig Blaricums gemeentehuis voor het Blaricumse B en W met beperkte baliefuncties). Ook een bezinning op de toedeling van woningen in de Blaricummermeent is zo’n belangrijk punt. Tot slot zal in een gemeenschappelijke vergadering van de BEL-raden op 30 oktober gesproken worden over de wijze van opdrachtverlening vanuit de drie gemeenten aan de werkorganisatie. Spannende tijden voor iedereen dus.

Onder een dreigende wolkenlucht hebben vele bestuurders van de BEL-gemeenten de ‘eerste paal’ geslagen. Omdat er teveel mensen tegelijkertijd de heimachine zouden moeten bedienen werd er voor een ludieke oplossing gekozen.

Rond vier uur ’s middags verzamelden de gemeente- bestuurders, toekomstige BEL-ambtenaren, raadsleden en omwonenden van het project zich in en rond een tent naast het grote gat waar de echte palen zullen worden geslagen. Na de ondertekening van de diverse papieren en de nodige toespraken werd het tijd om naar buiten te gaan voor de iets minder formele handelingen. Onder het toeziend oog van de uitvoerder sloegen de burgemeesters en wethouders met een houten blok een houten paal in het zand naast de tent. De officiële start van de bouw van het BEL-gemeentekantoor is een feit. Na afloop natuurlijk een toast op de BEL-samenwerking en het gebruikelijke netwerken.

Als je vanuit Laren over de A27 naar Eemnes rijdt, kom je bij de bekende ‘koeienrotonde’. Rechts afslaan en rechtdoor rijdend tot het eind van die weg kom je bij de polders. Aan het eind links zal het nieuwe gemeentekantoor van de BEL-gemeenten gebouwd worden. Alle 160 ambtenaren zullen hier in de loop van 2009 gaan werken.

Op maandag 3 september om 16.00 uur zal de eerste paal van het nieuwe gemeentekantoor geslagen worden. De maquette van de nieuwbouw is te zien in het huidige gemeentehuis van Eemnes. De formele samenwerking tussen de drie gemeenten start reeds op 1 januari 2008. Omdat een samenwerking meestal beter verloopt als van meet af aan sprake is van gemeenschappelijke huisvesting, is besloten alle ambtenaren van de drie gemeenten vanaf januari 2008 voor ongeveer anderhalf jaar in het huidige Blaricumse gemeentehuis Nederheem te huisvesten. Hiertoe zullen tijdelijk containers geplaatst moeten worden op de parkeerterreinen eromheen. De ambtenaren zullen hun auto’s elders moeten parkeren.

De drie colleges zullen waarschijnlijk tijdelijk in het huidige gemeentehuis van Laren gaan werken. Ook de raadsvergaderingen van de drie gemeenten zullen daar gaan plaatsvinden. Op deze wijze hopen de drie colleges niet alleen efficiënter met de nieuwe BEL-organisatie aan de slag te kunnen gaan, maar ook goedkoper uit te zijn. Niet alle drie gemeentehuizen hoeven dan in stand te worden gehouden tijdens de bouw van de toekomstige huisvesting van de werkorganisatie.